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TRD-001 – Tabela de Retenção Documental

TRD-001 – Tabela de Retenção Documental

Controle Documental

Campo Informação
Código TRD-001
Versão 1.1
Data de Emissão Abril/2025
Próxima Revisão Março/2027
Responsável DPO
Aprovado por Diretoria
Classificação Uso Interno
LGPD Art. 16; Art. 37
Referências RAT-001; PSI-018; PSI-013 (Política de Retenção de Dados)

Histórico de Revisões

Versão Data Autor Descrição
1.0 Abr/2025 DP Emissão inicial
1.1 Mar/2026 DPO Revisão periódica do documento

1. Objetivo

Definir os prazos de guarda, critérios de retenção e forma de descarte para todos os documentos e dados tratados pela METRA, garantindo conformidade com a LGPD (art. 16), com a legislação trabalhista, previdenciária, fiscal e médica, e com as políticas internas do SGSI.

2. Legenda

Símbolo Significado
P Permanente – documento não deve ser eliminado
V Vigente – manter enquanto o documento estiver em vigor; eliminar após substituição
R Revogação – manter até revogação pelo titular + prazo adicional indicado
Anos Prazo mínimo de guarda em anos após evento gatilho indicado

Evento gatilho: marco a partir do qual o prazo começa a contar (ex.: "após rescisão" = data da rescisão do contrato de trabalho).

3. Tabela de Retenção

3.1 Documentos de Saúde Ocupacional

Documento Prazo Legal Base Legal Prazo METRA Gatilho Suporte Descarte
Prontuário médico ocupacional 20 anos NR-7, item 7.4.8 30 anos Data do último exame Físico + SOC Fragmentação + eliminação segura
ASO – Atestado de Saúde Ocupacional 20 anos (parte do prontuário) NR-7 30 anos Data do exame Físico + SOC Junto ao prontuário
PCMSO – Programa de Controle Médico 20 anos NR-7 30 anos Encerramento do programa Físico + M365 Fragmentação + eliminação segura
PGR – Programa de Gerenciamento de Riscos 20 anos NR-1 20 anos Encerramento do programa Físico + M365 Fragmentação + eliminação segura
LTCAT – Laudo Técnico das Condições do Trabalho 20 anos Lei 8.213/91; Dec. 3.048/99 30 anos Data de elaboração Físico + M365 Fragmentação + eliminação segura
PPP – Perfil Profissiográfico Previdenciário 20 anos Dec. 3.048/99 30 anos Data de elaboração Físico + M365 Fragmentação + eliminação segura
Resultados laboratoriais (exames de sangue, toxicológicos etc.) 20 anos (parte do prontuário) NR-7 30 anos Data do exame Físico + SOC Junto ao prontuário
Audiometria / Espirometria 20 anos (parte do prontuário) NR-7 30 anos Data do exame Físico + SOC Junto ao prontuário
Relatório de treinamento NR-7 (PCMSO) 20 anos NR-7 20 anos Data do treinamento Físico + M365 Fragmentação
Relatórios anuais do PCMSO 20 anos NR-7 30 anos Data do relatório Físico + M365 Fragmentação

3.2 Documentos de SST (Segurança e Saúde do Trabalho)

Documento Prazo Legal Base Legal Prazo METRA Gatilho Suporte Descarte
Listas de presença em treinamentos de NRs 5 anos ou conforme NR NRs diversas; CLT 5 anos Data do treinamento Físico Fragmentação
Certificados de treinamentos NRs 5 anos NRs diversas 5 anos Data do treinamento Físico + M365 Fragmentação
Relatórios de visitas técnicas e inspeções 5 anos NR-1 5 anos Data da visita M365 Eliminação segura
Fichas de EPI (entrega de equipamentos) 20 anos NR-6 20 anos Data de entrega Físico Fragmentação
Laudos de insalubridade / periculosidade 20 anos CLT; NR-15/16 20 anos Data do laudo Físico + M365 Fragmentação
Investigação de acidente de trabalho / CAT 10 anos CLT; Lei 8.213/91 10 anos Data do acidente Físico + M365 Fragmentação

3.3 Documentos de Recursos Humanos

Documento Prazo Legal Base Legal Prazo METRA Gatilho Suporte Descarte
Contrato de trabalho / ficha de registro 5 anos CLT art. 29; Decreto 10.854/2021 5 anos Rescisão do contrato Físico + M365 Fragmentação
Folha de pagamento / holerites 5 anos CLT; FGTS (Lei 8.036/90) 5 anos Data do pagamento M365 Eliminação segura
Comprovante de pagamento de FGTS (GFIP/SEFIP) 30 anos Lei 8.036/90 art. 23 30 anos Data do recolhimento M365 Eliminação segura
RAIS – Relação Anual de Informações Sociais 5 anos Lei 4.923/65 5 anos Data da entrega M365 Eliminação segura
CAGED 5 anos Lei 4.923/65 5 anos Data da entrega M365 Eliminação segura
eSocial – registros e eventos Conforme legislação previdenciária Lei 8.212/91 10 anos Data do evento M365 Eliminação segura
Controle de jornada / ponto 5 anos CLT art. 74 5 anos Data do registro M365 Eliminação segura
Recibo de férias 5 anos CLT 5 anos Data do pagamento Físico + M365 Fragmentação
Termo de rescisão (TRCT) 5 anos CLT 5 anos Data da rescisão Físico + M365 Fragmentação
Exames admissional / demissional (ASO) 20 anos NR-7 30 anos Data do exame Físico + SOC Junto ao prontuário
Atestados médicos de colaboradores 5 anos CLT 5 anos Data do atestado Físico Fragmentação
Documentos de benefícios (VA, VT, plano de saúde) 5 anos CLT 5 anos Término do benefício M365 Eliminação segura
Currículos de candidatos não selecionados — LGPD art. 7º, IX 6 meses Encerramento do processo seletivo M365 Eliminação segura
Termo de consentimento – banco de talentos — LGPD art. 8º 12 meses + 5 anos Revogação ou vencimento M365 Eliminação segura

3.4 Documentos Fiscais, Contábeis e Societários

Documento Prazo Legal Base Legal Prazo METRA Gatilho Suporte Descarte
Notas fiscais de serviço (emitidas e recebidas) 5 anos CTN art. 173 5 anos Data de emissão OMIE + M365 Eliminação segura
Livros contábeis (diário, razão, inventário) 5 anos CTN; Código Civil 5 anos Data de encerramento do exercício M365 Eliminação segura
Declarações fiscais (IRPJ, CSLL, PIS/COFINS etc.) 5 anos CTN 5 anos Data de entrega M365 Eliminação segura
Contratos comerciais com clientes 5 anos Código Civil art. 206 5 anos Término do contrato Físico + M365 Fragmentação
Contratos com fornecedores 5 anos Código Civil art. 206 5 anos Término do contrato Físico + M365 Fragmentação
Dados bancários e extratos 5 anos CTN 5 anos Data da operação M365 Eliminação segura
Alvará de funcionamento e licenças V Lei aplicável V Vigência Físico N/A
Atos constitutivos (contrato social, alterações) P Código Civil P — Físico + M365 N/A

3.5 Documentos de TI e Segurança da Informação

Documento / Dado Prazo Legal Base Legal Prazo METRA Gatilho Suporte Descarte
Logs de firewall (pfSense) 6 meses Marco Civil da Internet (Lei 12.965/14) 2 anos Data do registro Servidor local Eliminação segura automatizada
Logs de Active Directory (AD) 6 meses Marco Civil da Internet 2 anos Data do registro Windows Server Eliminação segura automatizada
Logs de VPN 6 meses Marco Civil da Internet 2 anos Data do registro Servidor local Eliminação segura automatizada
Logs do Microsoft 365 (Exchange, Teams, SharePoint) 6 meses Marco Civil da Internet 2 anos Data do registro Microsoft (M365) Eliminação automática configurada
Logs de antivírus (Kaspersky / Defender) — — 1 ano Data do registro Servidor local Eliminação segura
Inventário de ativos de TI V ISO 27001 V — M365 (SharePoint) N/A
Registros de acesso ao servidor de arquivos 6 meses Marco Civil da Internet 2 anos Data do acesso Windows Server Eliminação segura
Relatórios de vulnerabilidades (quando implantado) — PSI-009 2 anos Data do relatório M365 Eliminação segura
Registros de backup e restauração — PSI-006 2 anos Data do evento M365 Eliminação segura
Registros de mudanças (GLPI) — PSI-010 3 anos Data da mudança GLPI Eliminação segura

3.6 Documentos de Privacidade e LGPD

Documento Prazo Base Gatilho Suporte Descarte
RAT-001 – Registro de Atividades de Tratamento V LGPD art. 37 — M365 Histórico por versão: 5 anos
RIPD-001 – Relatório de Impacto 5 anos por versão LGPD art. 38 Substituição por nova versão M365 Eliminação segura
FOR-LGPD-001 – Registro de Solicitações de Titulares 5 anos LGPD art. 19 Data de encerramento da solicitação M365 Eliminação segura
FOR-LGPD-002 – Formulário de Solicitação do Titular (físico) 5 anos LGPD art. 19 Data de encerramento Físico + M365 Fragmentação
FOR-LGPD-003 – Registro de Incidentes com Dados Pessoais 5 anos LGPD art. 48 Data de encerramento do incidente M365 Eliminação segura
FOR-LGPD-004 – Termos de Consentimento Vigência + 5 anos LGPD art. 8º Revogação ou vencimento Físico + M365 Fragmentação
ANX-LGPD-001 – Addendum de fornecedores 5 anos LGPD art. 39 Término do contrato Físico + M365 Fragmentação
ANX-LGPD-002 – Termos de Confidencialidade Vigência do vínculo + 5 anos (dados gerais) / indefinido (dados de saúde) LGPD art. 46 Término do vínculo Físico + M365 Fragmentação
AVP-001 – Aviso de Privacidade V + 5 anos por versão LGPD art. 9º Substituição por nova versão M365 Eliminação segura
PSI-018 e demais políticas SGSI V + 5 anos por versão ISO 27001 Substituição por nova versão M365 Eliminação segura

3.7 Documentos de Gestão e Governança

Documento Prazo METRA Gatilho Suporte
Atas de reunião da Diretoria 5 anos Data da reunião M365
Atas de auditoria interna 5 anos Data da auditoria M365
Relatórios de auditoria interna 5 anos Data do relatório M365
Plano de Resposta a Incidentes (PSI-014) V + 5 anos por versão Substituição M365
Registros de treinamentos de colaboradores (SI e LGPD) 5 anos Data do treinamento M365
Histórico de versões de políticas do SGSI 5 anos por versão Substituição M365
Relatório de conformidade LGPD (quando emitido) 5 anos Data do relatório M365
Designação formal do DPO P (ou até substituição) — Físico + M365

4. Procedimento de Descarte

4.1 Documentos Físicos

Tipo de dado Forma de descarte
Dados de saúde (prontuários, laudos, ASO) Trituração por fragmentadora de corte em partículas (DIN 66399, nível P-4 ou superior)
Demais dados pessoais impressos Trituração por fragmentadora de corte cruzado (P-3 ou superior)
Documentos sem dados pessoais Reciclagem comum

Terceirização do descarte: se utilizar empresa terceira de destruição de documentos, exigir certificado de destruição e assinar addendum LGPD (ANX-LGPD-001).

4.2 Dados Digitais

Meio Forma de descarte
HDs / SSDs corporativos Sobrescrita segura (mínimo: DoD 5220.22-M, 3 passes) ou destruição física
Servidores (descomissionamento) Sobrescrita segura ou destruição física do disco
Mídias removíveis (HDs externos) Sobrescrita segura antes de reutilização ou descarte
Dados em nuvem (M365, SOC, OMIE) Eliminação via painel administrativo + confirmação de purge definitivo
E-mails com dados pessoais (após prazo) Eliminação permanente da caixa de mensagens excluídas

4.3 Registro do Descarte

Todo descarte de dados pessoais deve ser registrado com:

  • Data do descarte;
  • Tipo de documento / dado eliminado;
  • Quantidade (documentos físicos) ou volume (dados digitais);
  • Método de descarte;
  • Responsável.

Formulário: Registro de Descarte (a ser criado ou incorporado ao controle do RAT-001).

5. Responsabilidades

Responsável Atribuição
DPO Supervisionar o cumprimento desta tabela; aprovar exceções; atualizar a tabela anualmente
Coordenador de Tech Implementar controles automáticos de retenção em sistemas digitais; executar descarte de dados digitais
RH Controlar prazos de documentos de RH; executar descarte de documentos físicos de RH
Área médica (médico responsável) Controlar prazo de prontuários e documentos de saúde
Gestores de área Informar ao DPO quando documentos sob sua responsabilidade atingirem o prazo de retenção

6. Exceções ao Descarte

Não serão descartados, mesmo após o prazo de retenção, documentos que:

  1. Sejam objeto de litígio judicial, administrativo ou arbitral em curso;
  2. Sejam requisitados por autoridade competente (ANPD, MTE, Receita Federal, Judiciário);
  3. Tenham sua retenção determinada por instrução da Diretoria com justificativa documentada.

Nesses casos, o DPO registrará a exceção com a justificativa e o prazo de reavaliação.

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